Współpraca KT/KZ/RS z CEN/CENELEC

Warunki udziału w pracach CEN i CENELEC

PKN, będąc członkiem CEN i CENELEC, ma prawo uczestniczenia w pracach organów europejskich organizacji normalizacyjnych. Jest też współwłaścicielem wszystkich dokumentów tworzonych przez obie organizacje, nawet jeśli nie uczestniczy czynnie w ich powstawaniu. W pewnych organach przedstawiciele PKN uczestniczą z urzędu, w innych udział jest dobrowolny.

Zasady udziału w pracach technicznych i opracowywania dokumentów normalizacyjnych określają Przepisy wewnętrzne CEN/CENELEC:

• Część 2. Wspólne reguły prac normalizacyjnych
• Część 3. Reguły dotyczące struktury i redagowania publikacji CEN/CENELEC.

Każdy członek krajowy może na posiedzenie każdego Komitetu Technicznego (TC) delegować do 3 osób. Na posiedzeniach TC omawia się sprawy ogólne dotyczące działalności TC (w tym planowanie, programowanie), monitoruje się pracę grup roboczych. TC w zasadzie nie zajmuje się treścią merytoryczną norm. Teoretycznie, w każdym posiedzeniu mogą uczestniczyć inni delegaci, jednak zaleca się zachowanie ciągłości w reprezentowaniu krajowej jednostki normalizacyjnej. Osoba delegowana na posiedzenie TC musi być członkiem Rady Sektorowej (RS) lub reprezentantem członka KT/KZ (osoba ta prezentuje stanowisko krajowe, to jest stanowisko wszystkich zainteresowanych w kraju). Wniosek w tej sprawie składa właściwy Organ Techniczny PKN: Rada Sektorowa, Komitet Techniczny lub Komitet Zadaniowy. Zgłaszanie osób delegowanych na posiedzenia odbywa się poprzez sekretariat krajowy (w przypadku PKN poprzez Wydział Relacji Zewnętrznych), zgodnie z procedurą Z2-P2 Zasady postępowania przy realizacji wyjazdów zagranicznych na posiedzenia organów roboczych międzynarodowych i europejskich organizacji normalizacyjnych.

Obowiązek oficjalnego zgłaszania i odwoływania występuje w przypadku ekspertów kierowanych do grup roboczych (WG) i zespołów zadaniowych (TF), przy czym zgłoszenie lub odwołanie eksperta może nastąpić w dowolnym czasie. Zgłaszanie ekspertów do prac w WG odbywa się zgodnie z procedurą Z2-P3 Zasady powoływania Organów Technicznych PKN, ich członków i osób funkcyjnych.

W pracach grupy roboczej może uczestniczyć reprezentant członka KT/KZ (w wyjątkowych przypadkach - na wniosek KT/KZ - osoba nie będąca reprezentantem członka KT/KZ, ale współpracująca z KT/KZ). Ekspert uczestniczy w pracach WG jako niezależny specjalista rekomendowany przez krajową jednostkę normalizacyjną, a nie jako jej przedstawiciel, jednak powinien kierować się interesem reprezentowanego kraju. Nie jest właściwe, jeżeli kraj członkowski wypowiada się w ankiecie powszechnej przeciwko rozwiązaniom zaproponowanym przez swojego eksperta. Zgłaszanie przedstawicieli do WG odbywa się na wniosek KT/KZ za pośrednictwem PKN. Udział w pracach WG jest dobrowolny.

Należy przy tym pamiętać, że prace nad merytoryczną zawartością norm odbywają się w WG, zatem możliwość wpływania na treść norm istnieje głównie poprzez aktywne uczestnictwo w pracach WG.

Dostęp do dokumentów roboczych

PKN ma prawo dostępu do wszystkich dokumentów roboczych tworzonych w obu organizacjach, jednak ze względów organizacyjno-technicznych ten dostęp bywa ograniczany z uwagi na liczbę potencjalnych osób uprawnionych. Członkowie grup roboczych wymieniają dokumenty robocze w różny sposób i zwykle nie wymaga to pośrednictwa PKN.

Inaczej jest w przypadku TC. Ponieważ sekretariaty TC są prowadzone przez różnych członków, dokumenty robocze TC są umieszczane na serwerach członków lub na centralnych serwerach CEN/CENELEC. Od organizacji prowadzących sekretariat zależą warunki dostępu do serwera i mogą one ograniczyć liczbę osób nawet do jednego przedstawiciela. Ponieważ jednostka krajowa ma prawo dostępu do dokumentów roboczych, nawet jeśli nie uczestniczy czynnie w pracach TC, może ona wskazać osoby uprawnione przez nią do pobierania dokumentów roboczych. Dla uproszczenia nazywamy je osobami kontaktowymi (contact persons). Osoba kontaktowa otrzymuje autoryzowany dostęp do dokumentów właściwego TC. Odpowiada za przekazywanie informacji do OT i reaguje w sprawach wymagających odpowiedzi. Odpowiedzi udziela się za pośrednictwem PKN. Osobą kontaktową może być wyłącznie reprezentant członka OT lub pracownik PKN. Kraj członkowski nie ma obowiązku zgłaszania osoby kontaktowej do każdego TC.

Autoryzacje powinny przede wszystkim dotyczyć tych TC, których pracami są zainteresowane Sektory Normalizacyjne i OT. Autoryzacji użytkowników serwera dokonuje się zgodnie z procedurą Z2-P3 Zasady powoływania Organów Technicznych PKN, ich członków i osób funkcyjnych.